1. Start Here
Una guía dentro del libro para configurarlo y usarlo.
- Tres caminos: presencial, online o híbrido
- Pasos de configuración: Settings, Package Menu, Rate Calculator
- Qué hacer con cada cliente, cada día y cada semana
- Cómo funciona el libro: encabezados azules para escribir, grises calculados, la columna Check (rojo = corregir, ámbar = aviso)
- Cómo se conectan bonos y sesiones, cambios de precio, fecha de referencia, reembolsos, validez, congelaciones y planes mensuales
- Definición de cada cifra: dinero cobrado, beneficio neto, tasa de renovación, ingresos ganados, sesiones que debes, tarifa por hora
- Capacidad, notas sobre tarjetas regalo y contratos prepagados, impuesto sobre ventas y aviso legal
2. Dashboard
Tu negocio de un vistazo, actualizado a partir de tus registros.
- Filtro de periodo: este año, este mes, últimos 30 o 90 días, todo el periodo o cada trimestre del año del informe
- Ocho tarjetas: dinero cobrado, ingresos ganados, beneficio neto (criterio de caja) con la reserva para impuestos, sesiones que debes, tarifa por hora tras comisiones y gimnasio, tasa de renovación, clientes activos y sesiones caducadas sin usar
- Ingresos por formato (presencial, a domicilio, semiprivado, grupo reducido, online en directo, coaching online, híbrido): sesiones, ingresos ganados, peso y ganancia por sesión completada
- Salud del negocio con rangos saludables: cancelaciones tardías y ausencias; ganancia media por sesión completada; capacidad usada; cuotas del gimnasio en % de los ingresos; comisiones de tarjeta en % de los pagos; antigüedad media del cliente y pago medio por cliente; leads que se convirtieron en clientes; clientes que recomendaron a alguien; ofertas con precio más de un 25 % por debajo de tu sesión suelta
- Requiere atención: 13 contadores, de las sesiones de esta semana a los registros por corregir
- Bonos vendidos por tipo, cuotas del gimnasio debidas frente a pagadas por ubicación, quién te debe
- Gráfico de entradas frente a salidas por mes, mejores clientes
3. Action Board
Lo que necesita tu atención hoy y esta semana.
- Sesiones de los próximos 7 días: día, hora, cliente, formato, sesiones restantes y ubicación
- Renovar ya: bonos casi agotados o agotados
- Caducan con sesiones sin usar: caducidad, cliente, bono, sesiones restantes, días y los $ en riesgo
- Bonos no pagados por completo y sesiones sueltas y gastos de desplazamiento por cobrar
- Leads por contactar con estado, último contacto y origen
- Clientes inactivos: sin sesión desde hace 10 días o más
- Check-ins online, valoraciones y revisiones de programa pendientes
- Alta incompleta: falta el PAR-Q+, la autorización médica o la exención de responsabilidad
- Una línea "+ N more" cuando una lista tiene más filas de las que muestra
4. Clients & Leads
Una fila por persona, de la primera consulta al cliente de siempre.
- Nombre, teléfono, email, estado (Lead, Consult booked, Proposal sent, Trial, Active, Paused, Former, Lost)
- Origen, quién lo recomendó, fecha del lead, último contacto y motivo de pérdida
- Formato y ubicación habituales, hasta 3 horarios semanales, día del check-in online
- Objetivo, fecha o evento objetivo, lesiones y limitaciones, contacto de emergencia
- Altura y sexo para la fórmula de grasa corporal; fecha y respuestas del PAR-Q+, autorización médica y exención de responsabilidad
- Programa actual y fecha de revisión, notas
- Automático: sesiones restantes, bono actual, próxima caducidad, última sesión, días desde entonces, cliente desde, total pagado, lo que debe, compras, renovaciones, recomendaciones, última y próxima valoración
- Hasta 200 clientes y leads
5. Session Log
Cada sesión, reservada o realizada.
- Fecha, hora, cliente y estado: Scheduled, Completed, Late cancel, No-show, Cancelled in time, Trainer cancelled, Complimentary o Check-in
- Minutos, formato y ubicación (en blanco = los habituales del cliente)
- Sale # para elegir un bono, precio de sesión suelta, gasto de desplazamiento, pago recibido en el momento y forma de pago
- Group ID para sesiones semiprivadas, notas de la sesión
- Automático: consume una sesión, de qué Sale #, bono, sesiones restantes después, valor de la sesión, cargo, saldo y cuota del gimnasio
- Hasta 3.000 sesiones
6. Package Sales
Una fila por bono, mes de cuota o tarjeta regalo.
- Sale #, fecha de venta, cliente y oferta del Package Menu
- Sesiones, sesiones extra, precio, descuento, inicio y días de validez (en blanco = condiciones de la oferta)
- Días de congelación y motivo; tarjeta regalo y quién la compró
- Hasta 3 pagos con fechas y formas de pago; reembolso y su fecha
- Automático: tipo, total de sesiones, precio, impuesto sobre ventas, total, por sesión, pagado, comisiones de tarjeta, saldo, estado del pago
- Inicio, caducidad, usadas, restantes, días hasta caducar, valor aún debido, sesiones caducadas y su valor
- Estado: Not started, Active, Running low, Expiring soon, Used up, Expired, Ended o Refunded; renovado, traspaso al mes siguiente y reembolso sugerido
- Hasta 800 ventas de bonos
7. Weekly Schedule
Tu semana de un vistazo.
- De 5:00 a 21:00, de lunes a domingo, para la semana que elijas
- Sesiones del Session Log, más los horarios habituales de tus clientes activos aún no registrados (↻)
- Los grupos semiprivados se muestran una sola vez
- Sesiones y horas por día; sesiones, horas, capacidad y capacidad usada de la semana
8. Training Proposal
Una propuesta para imprimir para un cliente nuevo.
- Los datos de tu negocio y tu línea de credenciales
- Cliente, objetivo, fecha objetivo, plan recomendado y validez de la propuesta
- Tres opciones lado a lado, con la recomendada destacada: oferta, formato, sesiones, validez, precio, precio por sesión y el ahorro frente a sesiones sueltas
- Lo que incluye cada plan, tus políticas, el recordatorio sobre la ley de contratos y la nota de seguridad
- Líneas de firma y la opción elegida
9. Client Statement
"¿Cuántas sesiones me quedan?"
- Sesiones restantes, próxima caducidad, total pagado y saldo pendiente
- Los bonos del cliente: sesiones, usadas, restantes, caducidad, estado y saldo
- Sesiones recientes con el bono del que salieron y los cargos que haya
- Un mensaje de renovación cuando quedan pocas sesiones, y tus políticas
10. Invoice & Gift Certificate
Una factura para imprimir que se convierte en recibo.
- Venta de bono: elige un Sale # — factura, recibo cuando está pagado por completo, o tarjeta regalo para ventas de regalo
- Sesiones de un periodo: todas las sesiones sueltas y gastos de desplazamiento de un cliente entre dos fechas
- Tus instrucciones de pago en el pie; imprime o guarda en PDF
11. Package Menu
Tus ofertas y lo que te deja cada una.
- Unas 30 ofertas preparadas con precios orientativos de EE. UU. a finales de 2026: valoración, sesiones sueltas (30, 45, 60 min), bono de iniciación, bonos de 5 a 30 sesiones, bonos en pareja y en grupo reducido, sesiones y bonos a domicilio, cuotas mensuales 1x / 2x / 3x por semana, coaching online (básico, estándar, premium), sesiones online en directo, planes híbridos, extras de programa y nutrición, una promoción de Año Nuevo y paquetes regalo
- Tipo, formato, sesiones, minutos, días e inicio de validez, traspaso mensual, precio, precio promocional y fecha de fin, ubicación habitual, sujeto a impuesto y ofrecida
- Automático: precio actual, precio por sesión, ahorro frente a la sesión suelta, cuota del gimnasio por sesión, lo que te queda por sesión y por hora, número vendido
- Hasta 60 ofertas
12. Rate & Package Calculator
Precios con tus números, no a ojo.
- La tarifa que necesitas: objetivo de ingresos, costes del negocio, semanas de trabajo, sesiones pagadas por semana, modelo de cuota del gimnasio y comisiones de tarjeta → precio mínimo por sesión y un veredicto frente a tu precio suelto
- Escalera de bonos: 5 bonos con tus descuentos → precio redondeado a $5, por sesión y lo que te queda
- Precio mensual mínimo del coaching online; precio semiprivado por persona para 2, 3 y 4 personas
- Qué acuerdo con el gimnasio te sale más barato: alquiler fijo, pago por sesión o reparto de ingresos, con el punto de equilibrio en sesiones
- Cuántos clientes necesita tu objetivo: clientes activos y clientes nuevos al mes, según tu tasa de renovación
13. Fitness Assessments
Una fila por valoración.
- Peso, grasa corporal medida y método; cuello, pecho, cintura, cadera, brazo, muslo y pantorrilla
- Frecuencia cardiaca en reposo, presión arterial, frecuencia cardiaca en la prueba del escalón de 3 minutos
- Flexiones (con tipo), plancha, sentadilla isométrica en la pared, flexión de tronco sentado
- Tres levantamientos principales (carga y repeticiones) y notas de postura / movimiento
- Automático: IMC, índice cintura-cadera, grasa corporal con la fórmula de cinta de la Marina de EE. UU., grasa corporal usada, 1RM estimado por levantamiento, cambio de peso, grasa y cintura desde la primera valoración, número de valoración
- Hasta 600 valoraciones
14. Progress Report
Un informe para imprimir y compartir con tu cliente.
- Primer y último valor de 18 medidas, con el cambio y la tendencia
- Gráfico de tendencia de peso y cintura
- Asistencia: sesiones desde la primera valoración, últimos 30 días, cancelaciones tardías y ausencias, sesiones restantes
- Comentario del entrenador y el próximo bono recomendado con su precio
15. Program Builder
Un programa de entrenamiento para imprimir.
- Cliente, nombre del programa, enfoque, semanas, días por semana, fechas de inicio y revisión
- 4 días de entrenamiento con hasta 8 ejercicios cada uno: series, repeticiones, % del 1RM, descanso y notas / tempo
- Cargas calculadas a partir del último 1RM estimado del cliente en los levantamientos principales
16. Exercise Library
Los ejercicios detrás del Program Builder.
- 104 ejercicios con patrón de movimiento, músculos principales, material, nivel y una indicación técnica
- Enlace a uno de tus tres levantamientos principales para cargas en % del 1RM
- Añade los tuyos, hasta 150
17. Credentials & Insurance
Que no caduque ninguna certificación ni póliza.
- Certificación, especialidades, RCP/DEA, seguro de responsabilidad civil, licencia de actividad y acuerdos con gimnasios
- Entidad, número, fechas de emisión y caducidad, coste de renovación y notas
- Créditos de formación continua exigidos frente a realizados
- Automático: días restantes, créditos aún necesarios y estado, con aviso 60 días antes
18. Expenses
Cada gasto del negocio, registrado una vez.
- Fecha, proveedor, categoría, descripción, importe, forma de pago y ubicación
- Categorías como alquiler y cuotas de sala del gimnasio, material, certificaciones y formación, seguro, apps, marketing, teléfono, vehículo y combustible
- Enlaza el alquiler del gimnasio a una ubicación para comparar lo que debes a cada gimnasio con lo que has pagado
- Las comisiones de tarjeta se calculan a partir de cada pago, no se escriben aquí
- Hasta 1.000 gastos
19. Mileage Log
Desplazamientos de trabajo con la tarifa del IRS.
- Fecha, motivo, de → a, millas e ida y vuelta
- Tarifa estándar por milla del IRS en la fecha del viaje, de una tabla editable en Settings
- Deducción por viaje; tarifa estándar por milla o gastos reales del vehículo (se elige en Settings)
- Hasta 1.000 viajes
20. Tax Set-Aside
Cuánto apartar, mes a mes.
- Dinero cobrado − reembolsos − comisiones de tarjeta − gastos − millas = neto, y el importe a apartar (25 % por defecto)
- Cuatro pagos trimestrales estimados (periodos del Form 1040-ES) con vencimiento, importe, pagado y estado: Paid, Partly paid, Due soon, Upcoming, Past due o Nothing due
Nota: una estimación para planificar, no asesoramiento fiscal. Consulta a tu asesor.
21. Settings
Los datos de tu negocio y las reglas detrás de cada cálculo.
- Nombre del negocio, nombre del entrenador, contacto, dirección, web y la línea de credenciales impresa en los documentos; tu estado
- Año del informe y fecha de referencia
- Políticas de sesión: preaviso de cancelación, si las cancelaciones tardías y ausencias consumen sesión, cancelaciones tardías gratis por bono, congelación máxima, inicio de validez por defecto, política de reembolso
- Precio y duración de la sesión suelta, gasto de desplazamiento a domicilio, capacidad semanal y horas no pagadas
- Umbrales de los avisos: casi agotado, a punto de caducar, conversación de renovación, clientes inactivos, nueva valoración, seguimiento de leads, aviso de credenciales
- Impuesto sobre ventas, % de reserva para impuestos, método de deducción del vehículo
- Levantamientos principales para las valoraciones y el Program Builder
- Textos impresos: políticas, recordatorio sobre la ley de contratos, pie de factura, nota de la tarjeta regalo, nota de responsabilidad / seguridad
- Ubicaciones y cuotas del gimnasio (por sesión, % de la sesión o alquiler mensual; si las ausencias pagan cuota o no) y comisiones por forma de pago
- Listas editables: estados de cliente, orígenes de leads, tipos de flexión y más; tarifas por milla del IRS
