1. Start Here
Um guia dentro da planilha para configurar e usar.
- Três caminhos: presencial, online ou híbrido
- Passos de configuração: Settings, Package Menu, Rate Calculator
- O que fazer em cada cliente, todos os dias e todas as semanas
- Como a planilha funciona: cabeçalhos azuis para digitar, cinzas calculados, a coluna Check (vermelho = corrigir, âmbar = aviso)
- Como pacotes e sessões se ligam, mudança de preços, data de referência, reembolsos, validade, congelamentos e planos mensais
- Definição de cada valor: dinheiro recebido, lucro líquido, taxa de renovação, receita ganha, sessões que você deve, valor por hora
- Capacidade, notas sobre vales-presente e contratos pré-pagos, imposto sobre vendas e aviso legal
2. Dashboard
O seu negócio num relance, atualizado a partir dos seus registros.
- Filtro de período: este ano, este mês, últimos 30 ou 90 dias, todo o período ou cada trimestre do ano do relatório
- Oito cartões: dinheiro recebido, receita ganha, lucro líquido (regime de caixa) com a reserva para impostos, sessões que você deve, valor por hora depois das taxas e da academia, taxa de renovação, clientes ativos e sessões expiradas não usadas
- Receita por formato (presencial, em domicílio, semiprivado, pequeno grupo, online ao vivo, coaching online, híbrido): sessões, receita ganha, participação e ganho por sessão concluída
- Saúde do negócio com faixas saudáveis: cancelamentos tardios e faltas; ganho médio por sessão concluída; capacidade usada; taxas da academia em % da receita; taxas de cartão em % dos pagamentos; tempo médio como cliente e valor médio pago por cliente; leads que viraram clientes; clientes que indicaram alguém; ofertas com preço mais de 25% abaixo da sua sessão avulsa
- Precisa de atenção: 13 contadores, das sessões desta semana aos registros a corrigir
- Pacotes vendidos por tipo, taxas da academia devidas x pagas por local, quem lhe deve
- Gráfico de entradas x saídas por mês, melhores clientes
3. Action Board
O que precisa da sua atenção hoje e nesta semana.
- Sessões dos próximos 7 dias: dia, hora, cliente, formato, sessões restantes e local
- Renovar agora: pacotes quase no fim ou esgotados
- A expirar com sessões não usadas: validade, cliente, pacote, sessões restantes, dias e os $ em risco
- Pacotes não pagos por completo e sessões avulsas e taxas de deslocamento a cobrar
- Leads a contactar com status, último contato e origem
- Clientes inativos: sem sessão há 10 dias ou mais
- Check-ins online, avaliações e revisões de programa a fazer
- Integração incompleta: PAR-Q+, autorização médica ou termo de responsabilidade em falta
- Uma linha "+ N more" quando uma lista tem mais linhas do que mostra
4. Clients & Leads
Uma linha por pessoa, do primeiro contato ao cliente de longa data.
- Nome, telefone, e-mail, status (Lead, Consult booked, Proposal sent, Trial, Active, Paused, Former, Lost)
- Origem, quem indicou, data do lead, último contato e motivo da perda
- Formato e local habituais, até 3 horários semanais, dia do check-in online
- Objetivo, data ou evento alvo, lesões e limitações, contato de emergência
- Altura e sexo para a fórmula de gordura corporal; data e respostas do PAR-Q+, autorização médica e termo de responsabilidade
- Programa atual e data de revisão, notas
- Automático: sessões restantes, pacote atual, próxima validade, última sessão, dias desde então, cliente desde, total pago, valor em dívida, compras, renovações, indicações feitas, última e próxima avaliação
- Até 200 clientes e leads
5. Session Log
Cada sessão, marcada ou feita.
- Data, hora, cliente e status: Scheduled, Completed, Late cancel, No-show, Cancelled in time, Trainer cancelled, Complimentary ou Check-in
- Minutos, formato e local (em branco = os habituais do cliente)
- Sale # para escolher um pacote, preço avulso, taxa de deslocamento, pagamento recebido na hora e forma de pagamento
- Group ID para sessões semiprivadas, notas da sessão
- Automático: usa uma sessão, de que Sale #, pacote, sessões restantes depois, valor da sessão, cobrança, saldo e taxa da academia
- Até 3.000 sessões
6. Package Sales
Uma linha por pacote, mês de plano ou vale-presente.
- Sale #, data da venda, cliente e oferta do Package Menu
- Sessões, sessões bônus, preço, desconto, início e dias de validade (em branco = as condições da oferta)
- Dias de congelamento e motivo; vale-presente e quem o comprou
- Até 3 pagamentos com datas e formas de pagamento; reembolso e data do reembolso
- Automático: tipo, total de sessões, preço, imposto sobre vendas, total, por sessão, pago, taxas de cartão, saldo, status do pagamento
- Início, validade, usadas, restantes, dias até expirar, valor ainda devido, sessões expiradas e o seu valor
- Status: Not started, Active, Running low, Expiring soon, Used up, Expired, Ended ou Refunded; renovado, transferência para o mês seguinte e reembolso sugerido
- Até 800 vendas de pacotes
7. Weekly Schedule
A sua semana num relance.
- Das 5h às 21h, de segunda a domingo, para qualquer semana que escolher
- Sessões do Session Log, mais os horários habituais dos clientes ativos ainda não registrados (↻)
- Grupos semiprivados mostrados uma só vez
- Sessões e horas por dia; sessões, horas, capacidade e capacidade usada da semana
8. Training Proposal
Uma proposta para imprimir para um novo cliente.
- Os dados do seu negócio e a linha de credenciais
- Cliente, objetivo, data alvo, plano recomendado e data de validade da proposta
- Três opções lado a lado, com a recomendada em destaque: oferta, formato, sessões, validade, preço, preço por sessão e a economia face a sessões avulsas
- O que cada plano inclui, as suas políticas, o lembrete sobre a lei de contratos e a nota de segurança
- Linhas para assinatura e a opção escolhida
9. Client Statement
"Quantas sessões ainda tenho?"
- Sessões restantes, próxima validade, total pago e saldo devido
- Os pacotes do cliente: sessões, usadas, restantes, validade, status e saldo
- Sessões recentes com o pacote de origem e eventuais cobranças
- Uma mensagem de renovação quando as sessões estão no fim, e as suas políticas
10. Invoice & Gift Certificate
Uma fatura para imprimir que vira recibo.
- Venda de pacote: escolha um Sale # — fatura, recibo quando pago por completo, ou vale-presente para vendas de presente
- Sessões num período: todas as sessões avulsas e taxas de deslocamento de um cliente entre duas datas
- As suas instruções de pagamento no rodapé; imprimir ou salvar em PDF
11. Package Menu
As suas ofertas e quanto cada uma rende.
- Cerca de 30 ofertas prontas com preços ilustrativos dos EUA no fim de 2026: avaliação, sessões avulsas (30, 45, 60 min), pacote de introdução, pacotes de 5 a 30 sessões, pacotes de dupla e pequeno grupo, sessões e pacotes em domicílio, planos mensais 1x / 2x / 3x por semana, coaching online (básico, padrão, premium), sessões online ao vivo, planos híbridos, adicionais de programa e nutrição, uma promoção de Ano Novo e pacotes de presente
- Tipo, formato, sessões, minutos, dias e início da validade, transferência mensal, preço, preço promocional e data de fim, local habitual, tributável e oferecido
- Automático: preço atual, preço por sessão, economia face à sessão avulsa, taxa da academia por sessão, o que fica para você por sessão e por hora, quantidade vendida
- Até 60 ofertas
12. Rate & Package Calculator
Preços a partir dos seus números, não de um palpite.
- O valor de que precisa: meta de renda, custos do negócio, semanas de trabalho, sessões pagas por semana, modelo de taxa da academia e taxas de cartão → preço mínimo por sessão e um veredito face ao seu preço avulso
- Escada de pacotes: 5 pacotes com os seus descontos → preço arredondado a $5, por sessão e o que fica para você
- Preço mensal mínimo do coaching online; preço semiprivado por pessoa para 2, 3 e 4 pessoas
- Que acordo com a academia sai mais barato: aluguel fixo, pagamento por sessão ou divisão da receita, com o ponto de equilíbrio em sessões
- Quantos clientes a sua meta exige: clientes ativos e novos clientes por mês, a partir da sua taxa de renovação
13. Fitness Assessments
Uma linha por avaliação.
- Peso, gordura corporal medida e método; pescoço, peito, cintura, quadril, braço, coxa e panturrilha
- Frequência cardíaca de repouso, pressão arterial, frequência cardíaca no step test de 3 minutos
- Flexões (com tipo), prancha, agachamento isométrico na parede, sentar e alcançar
- Três levantamentos principais (carga e repetições) e notas de postura / movimento
- Automático: IMC, relação cintura-quadril, gordura corporal pela fórmula da fita da Marinha dos EUA, gordura corporal usada, 1RM estimado por levantamento, variação de peso, gordura e cintura desde a primeira avaliação, número da avaliação
- Até 600 avaliações
14. Progress Report
Um relatório para imprimir e partilhar com o cliente.
- Primeiro e último valor de 18 medidas, com a variação e a tendência
- Gráfico de tendência de peso e cintura
- Assiduidade: sessões desde a primeira avaliação, últimos 30 dias, cancelamentos tardios e faltas, sessões restantes
- Comentário do treinador e o próximo pacote recomendado com o preço
15. Program Builder
Um programa de treino para imprimir.
- Cliente, nome do programa, foco, semanas, dias por semana, datas de início e de revisão
- 4 dias de treino com até 8 exercícios cada: séries, repetições, % do 1RM, descanso e notas / cadência
- Cargas calculadas a partir do último 1RM estimado do cliente para os levantamentos principais
16. Exercise Library
Os exercícios por trás do Program Builder.
- 104 exercícios com padrão de movimento, músculos principais, equipamento, nível e uma dica técnica
- Ligação a um dos seus três levantamentos principais para cargas em % do 1RM
- Acrescente os seus, até 150
17. Credentials & Insurance
Nunca deixe caducar uma certificação ou apólice.
- Certificação, especializações, RCP/DEA, seguro de responsabilidade civil, licença comercial e acordos com academias
- Entidade, número, datas de emissão e validade, custo de renovação e notas
- Créditos de formação contínua exigidos x feitos
- Automático: dias restantes, créditos ainda necessários e status, com aviso 60 dias antes
18. Expenses
Cada custo do negócio, registrado uma vez.
- Data, fornecedor, categoria, descrição, valor, forma de pagamento e local
- Categorias como aluguel e taxas da academia, equipamento, certificações e formação, seguro, aplicativos, marketing, telefone, veículo e combustível
- Ligue o aluguel da academia a um local para comparar o que deve a cada academia com o que pagou
- As taxas de cartão são calculadas a partir de cada pagamento, não digitadas aqui
- Até 1.000 despesas
19. Mileage Log
Deslocamentos a trabalho com a taxa do IRS.
- Data, motivo, de → para, milhas e ida e volta
- Taxa padrão de quilometragem do IRS na data da viagem, a partir de uma tabela editável em Settings
- Dedução por viagem; quilometragem padrão ou custos reais do veículo (escolha em Settings)
- Até 1.000 viagens
20. Tax Set-Aside
Quanto reservar, mês a mês.
- Dinheiro recebido − reembolsos − taxas de cartão − despesas − quilometragem = resultado líquido, e o valor a reservar (25% por padrão)
- Quatro pagamentos trimestrais estimados (períodos do Form 1040-ES) com vencimento, valor, pago e status: Paid, Partly paid, Due soon, Upcoming, Past due ou Nothing due
Nota: uma estimativa para planejamento, não aconselhamento fiscal. Consulte o seu contador.
21. Settings
Os dados do seu negócio e as regras por trás de cada cálculo.
- Nome do negócio, nome do treinador, contatos, endereço, site e a linha de credenciais impressa nos documentos; o seu estado
- Ano do relatório e data de referência
- Políticas de sessão: aviso de cancelamento, se cancelamentos tardios e faltas gastam uma sessão, cancelamentos tardios grátis por pacote, congelamento máximo, início de validade padrão, política de reembolso
- Preço e duração da sessão avulsa, taxa de deslocamento a domicílio, capacidade semanal e horas não pagas
- Limites dos alertas: quase no fim, a expirar, conversa de renovação, clientes inativos, reavaliação, contato com leads, aviso de credenciais
- Imposto sobre vendas, % de reserva para impostos, método de dedução do veículo
- Levantamentos principais para as avaliações e o Program Builder
- Textos impressos: políticas, lembrete sobre a lei de contratos, rodapé da fatura, nota do vale-presente, nota de responsabilidade / segurança
- Locais e taxas da academia (por sessão, % da sessão ou aluguel mensal; se as faltas pagam a taxa ou não) e taxas de pagamento por forma de pagamento
- Listas editáveis: status de clientes, origens de leads, tipos de flexão e mais; taxas de quilometragem do IRS
