1. Start Here
Una guía dentro del libro para configurarlo y usarlo.
- Pasos de configuración: Settings, Price List y Equipment & Servicing
- Qué hacer con cada cliente nuevo, cada mañana y cada semana
- Cómo funciona el libro: encabezados azules para escribir, grises calculados, la columna Check
- Sistema métrico o imperial, y cómo empezar un año fiscal nuevo
- Definición de cada cifra: ingresos ganados, dinero cobrado, beneficio neto, libras por hora de trabajo, precio sugerido, libras por hora de equipo en la ronda
- Capacidad del libro de un vistazo
2. Dashboard
Tu negocio de un vistazo, actualizado a partir de tus registros.
- Filtro de periodo: este año fiscal, este mes, últimos 30 días, todo el periodo, cada trimestre MTD o cada mes del año fiscal
- Filtro por tipo de cliente: Residential, Commercial, Managing Agent / Estate, Landlord / Letting Agent, Council / School u Other
- Cuatro tarjetas: ingresos ganados, dinero cobrado, beneficio neto y libras por hora de trabajo
- La tarjeta del beneficio neto muestra la reserva para impuestos acumulada en el año fiscal
- Ingresos por categoría de servicio: trabajos, ingresos, peso y media por trabajo
- Trabajo periódico como parte de los ingresos
- Requiere atención: 8 contadores, del trabajo sin facturar a los registros por corregir
- Gráfico de entradas frente a salidas por mes del año fiscal
- Rondas de esta semana: paradas, horas y libras por hora de equipo por día
- Quién te debe y el próximo mantenimiento de maquinaria
3. Action Board
Lo que necesita tu atención hoy y esta semana.
- Agenda de los próximos 7 días a partir del Job & Visit Log
- Por cobrar: trabajo facturado sin pagar por completo, primero lo vencido, pagos parciales incluidos
- Por facturar: visitas y trabajos completados aún sin factura
- Visitas pasadas aún abiertas, con los días transcurridos
- Presupuestos esperando respuesta, con aviso de seguimiento cuando ha pasado la fecha
- Materiales por comprar según su fecha Needed By (los leads no cuentan hasta que acepten)
- Recordatorios: mantenimiento pendiente, contratos que terminan, leads por contactar y el próximo plazo fiscal (actualización trimestral MTD o pago del Self Assessment)
- Tu propia lista de tareas (25 filas) con fecha límite, cliente y estado: Overdue, Today, This week o Later
4. Clients & Properties
Una fila por cliente y dirección.
- Datos de contacto, dirección, localidad, condado y código postal, tipo de cliente, estado (Lead, Active, Paused o Lost) y origen
- Tipo de césped, ancho de la puerta lateral, perros o mascotas en el jardín y notas de acceso
- Frecuencia de corte (semanal, quincenal, cada 10 días, mensual o puntual), precio por visita y día de ronda
- Césped, taludes, superficie de parterres, bordes, setos y árboles, rellenados desde el Site Survey
- El cortacésped más ancho que cabe por la puerta lateral
- Ingresos del año fiscal, trabajo sin pagar y último servicio, rellenados automáticamente
5. Site Survey
Mide cada jardín una vez, con rueda de medición, cinta o mapa satelital.
- Una fila por zona y elemento: césped, talud, parterre, zona de corteza o alcorque, grava, patio o pavimento, obstáculo, seto, borde de césped o de parterre, valla, árbol o arbusto
- Formas: rectángulo, círculo, triángulo, irregular, solo longitud o solo unidades
- Superficies, longitudes y unidades se suman por cliente
- Los obstáculos se descuentan de la superficie de césped
6. Mowing Price Calculator
Un precio sugerido por corte para cualquier césped.
- Elige un cliente (o escribe las superficies) y un cortacésped de tu maquinaria
- Tiempo de corte, recorte, perfilado de bordes y soplado, con taludes, obstáculos y vaciado del recogedor
- La velocidad de corte sigue al cortacésped: de empuje o con asiento
- Tiempo en el jardín con tu equipo, horas pagadas y tiempo de conducción
- Coste real por visita: mano de obra, gastos generales, desgaste y combustible del cortacésped, desbrozadora y soplador, combustible de la furgoneta
- Precio sugerido: el mayor entre margen objetivo, tarifa de facturación y mínimo por visita, redondeado hacia arriba
- Tu propio precio (opcional) con beneficio por visita, margen, ingresos por hora de trabajo y precio por 100 m²
- Cortes de la temporada, total de la temporada, cuota mensual y beneficio de la temporada
- "Which mower pays?": coste, precio y paso por la puerta lateral para cortacéspedes de 46, 53, 76, 107, 122 y 152 cm
7. Materials Calculator
Cantidades y precios de pedido a partir de las superficies de parterres y césped.
- 40 líneas: corteza, tierra vegetal, compost, recebo, grava, cantos rodados, subbase, césped en rollo y semilla
- Superficie por largo y ancho, o escrita directamente, y espesor
- Metros cúbicos, número de sacos y peso en toneladas
- Coste en big bag frente a ensacado y la forma más barata de comprar
- Rollos de césped y semilla para césped nuevo o resiembra
- Coste del material y precio de venta con tu margen
- Fecha Needed By e indicador Purchased: lo pendiente aparece en el Action Board
- Calculadora de fertilizante (10 líneas): kilos de producto y sacos por aplicación según el % de N del saco y tu dosis objetivo de nitrógeno
8. Planting Calculator
Cuántas plantas necesita un parterre y el precio plantado.
- 40 líneas: planta, categoría, tamaño de maceta y parterre
- Plantas necesarias según la superficie, el marco de plantación y el patrón cuadrado o al tresbolillo
- Coste en vivero, tu margen y tiempo de plantación por tamaño de maceta, de bandejas de alveolos y macetas de 9 cm a árboles con cepellón
- Precio de la planta, precio de la plantación y precio total
9. Price List
Tu tarifa, con 60 servicios habituales de jardinería y césped en el Reino Unido ya rellenados.
- 13 categorías, del corte de césped y los tratamientos a setos, parterres y corteza, colocación de césped, limpieza a presión y restos de poda
- Un programa de tratamiento del césped en cinco pasos con precio por 100 m² y un importe mínimo por tratamiento
- Unidades por visita, por 100 m², por m², por metro cúbico, por hora, por metro, por día y más
- Precio, coste del material, rendimiento e indicador de VAT en cada línea
- Margen, ingresos por hora de trabajo y Pricing Health: On target, Below target o Losing money
- Hasta 120 servicios; los precios son ejemplos para ajustar a tu zona
10. Quote
Un presupuesto para imprimir para cualquier cliente.
- Datos del cliente y medidas del jardín a partir de tu medición
- Corte de césped periódico: servicio, frecuencia, precio por visita y total de la temporada
- Hasta 15 servicios puntuales y materiales por código de servicio
- Descuento, VAT (cuando estés registrado) y señal
- Fecha de validez, política por mal tiempo, condiciones, garantía de las plantas y línea de firma
11. Maintenance Contracts
Tus contratos de temporada y lo que valen.
- Inicio y fin de temporada, frecuencia de corte y precio por corte
- Tratamientos del césped, aireación y escarificado, resiembra, limpieza de primavera, recogida de hojas en otoño, setos y otros trabajos
- Descuento y plan de cobro: mensual durante la temporada, 12 cuotas iguales, por visita o pago completo
- Valor del contrato, número de cuotas e importe de cada cuota
- Cortes al mes, fecha de renovación y días restantes
- Estado: Upcoming, Active, Ending soon (30 días antes) o Ended
12. Round Planner
Tus rondas semanales de corte.
- Día, orden de parada y semana A o B para clientes quincenales
- Minutos en el jardín y de conducción por parada
- Libras por hora de equipo en cada parada, con la conducción incluida
- Resumen por día: paradas, horas en el jardín, horas de conducción, % de conducción, ingresos semanales medios y libras por hora de equipo
- Valoración por día: Strong, OK o Below cost
13. Job & Visit Log
Cada corte y trabajo, del presupuesto al cobro.
- Fecha, cliente, código de servicio, cantidad y precio manual opcional
- Tipo de trabajo: visita periódica, programa de tratamiento, puntual o instalación
- Estado: Quoted, Scheduled, Completed, Skipped (weather) o Cancelled
- Horas reales de trabajo y equipo
- Número de factura, fecha de pago, importe pagado (para pagos parciales) y forma de pago
- Importe, ingresos por hora de trabajo, estado del pago (Unbilled, Invoiced, Part paid, Overdue o Paid) y saldo
- Precio por visita de la ficha del cliente para el corte periódico
- Hasta 1.500 líneas
14. Invoice
Una factura para imprimir para cualquier cliente y periodo.
- Lista automáticamente las visitas y trabajos completados del cliente (hasta 25 líneas)
- 5 líneas extra que escribes tú
- VAT cuando estés registrado, pagos recibidos y saldo
- Vencimiento según tus condiciones de pago y tus instrucciones de pago
- Muestra el siguiente número de factura libre y avisa si un número ya se ha usado
15. Expenses
Cada gasto del negocio, registrado una vez.
- Fecha, categoría, descripción, proveedor, importe, forma de pago y justificante guardado
- 25 categorías por defecto, entre ellas combustible, maquinaria, fertilizantes y tratamientos del césped, corteza, tierra y áridos, restos de poda y tasas de vertedero, seguro, registro de transportista de residuos y costes de la furgoneta
- Cada categoría asignada a su categoría SA103, editable en Settings
- Enlaza combustible y reparaciones a una máquina, y los materiales de un trabajo a un cliente
- Hasta 1.500 gastos
16. Mileage Log
Desplazamientos de trabajo con el kilometraje simplificado de HMRC.
- Fecha, vehículo, motivo o ronda, lecturas del cuentakilómetros o millas, cliente opcional
- Tarifa más alta las primeras 10.000 millas de trabajo de cada año fiscal y más baja a partir de ahí, de una tabla editable en Settings
- Importe por viaje
- Hasta 1.000 viajes
17. Equipment & Servicing
Tus máquinas y lo que cuestan de verdad.
- Cortacéspedes con asiento, de rodillo y rotativos (con ancho de corte), desbrozadoras, sopladores, cortasetos, escarificadores, aireadores, furgoneta y remolque
- Precio de compra, valor residual y vida útil: amortización y valor contable
- Horómetro con intervalos de aceite, cuchillas y filtro de aire
- Próximo mantenimiento y estado: OK, Due soon (10 horas o menos) u Overdue
- Consumo de combustible en litros por hora y reparaciones anuales: coste real por hora de motor, usado por la Mowing Price Calculator
- Gastos del año fiscal por máquina
- Hasta 60 máquinas
18. Application Records
Un registro de cada aplicación de fitosanitario y fertilizante.
- Fecha, hora, propiedad, tipo de aplicación y producto
- MAPP No., objetivo, dosis por 100 m², superficie tratada y producto total usado
- Viento en mph, temperatura en °C, aplicador y número de certificado (PA1 / PA6)
- Aviso cuando el viento supera las 10 mph o falta el MAPP No.
- Hasta 500 registros
Nota: sigue siempre la etiqueta del producto y las normas para el uso profesional de fitosanitarios.
19. Tax & MTD
Tu año fiscal desde el 6 de abril, mes a mes.
- Ingresos cobrados, gastos pagados, kilometraje y beneficio neto estimado por mes fiscal
- Reserva sugerida: impuesto sobre la renta y Class 4 National Insurance sobre el beneficio proyectado, o un porcentaje fijo, con lo que de verdad has apartado
- Tipos de 2026/27 en celdas editables
- Método del vehículo: tarifa simplificada por milla o gastos reales del vehículo
- Making Tax Digital: los cuatro trimestres estándar con plazos de actualización, ingresos, beneficio, fecha de envío y estado
- Gastos por categoría SA103 en cada trimestre y en el año fiscal
- Self Assessment: pagos a cuenta y pago final con vencimientos y estado
- Control del registro de VAT frente al umbral de £90.000 en los últimos 12 meses
Nota: una estimación para planificar, no asesoramiento fiscal. No envía nada a HMRC. Consulta a tu asesor.
20. Settings
Los datos de tu negocio y el motor de precios detrás de cada calculadora.
- Nombre del negocio, datos de contacto y un número de VAT o línea del seguro
- Año fiscal y fecha de referencia
- Sistema métrico o imperial
- Tipo de VAT y porcentaje de reserva para impuestos
- Tarifa de facturación, coste de la mano de obra y gastos generales por hora de trabajo, margen objetivo y mínimo por visita
- Tamaño de equipo por defecto, precio del combustible por litro, consumo de la furgoneta en mpg, velocidad de conducción y redondeo de precios
- Validez del presupuesto, condiciones de pago, garantía de las plantas, márgenes en materiales y plantas, política por mal tiempo, condiciones del presupuesto y pie de factura
- Material Library: 21 materiales ya rellenados con densidad, tamaño de saco en litros, precios en big bag y en saco, dosis de siembra en g por m² y rollos de césped (hasta 30)
- Listas editables: categorías de servicio, tipos de cliente, tipos de césped, formas de pago, categorías de gastos y sus categorías SA103, tipos de maquinaria, tipos de aplicación, tamaños de maceta, orígenes y tarifas por milla de HMRC
